Опанувати час: дієві інструменти та практики підвищення продуктивності

У сучасному світі кожен будує чимало планів на рік та ставить пріоритетних цілей. І хоча у всіх нас лише 24 години у добі, щоб все встигати, все ж є певні прийоми, щоб перетворити цей час на максимально продуктивний.

Опанувати час: дієві інструменти та практики підвищення продуктивності

Я операційна директорка інтернет-магазину, фаундерка освітньої платформи, експертка Дія.Бізнес, виховую трьох дітей. Тож знаю чимало про делегування та прагну ділитися своїми методами управління часом і бути ефективною упродовж всього дня. Об’єднувати кілька ролей уже стало своєрідною пристрастю. Тож хочу розповісти про це і іншим.

Давайте почнемо з того, що ми самі відповідаємо за свій час. Ще давньогрецький поет Гесіод у VII ст. до н.е. стверджував, що істинно великою є та людина, котра зуміла заволодіти власним часом.

Відповідальність за свій час і його використання лежить виключно на нас.

У цьому матеріалі я хочу поділитися інструментами та конкретними діями, як ним керувати. Деякі з них у своєму арсеналі мають також інші успішні українки.

Наприклад, бізнес-коуч Оксана Мельник виділяє п’ять головних правил, які дозволяють їй залишатися продуктивною:

• багато усамітнення і перебування в тиші;
• фокус на позитиві (зокрема, ведення щоденника вдячності);
• робота над своїм тілом;
• вміння просити про допомогу;
• контроль балансу між тим, скільки ви віддаєте та скільки отримуєте.

СЕО KOOPERATIV Христина Серьожечкіна керується трьома «стовпами», які утримують її продуктивність:

• своєчасне відновлення;
• надихаюче навчання;
• правильний фокус і чітко поставлені цілі.

Ще трохи ненудної теорії перед тим, як зануримося глибше в інструменти. Хочу наголосити, що дуже часто продуктивність плутають з ефективністю. Це приблизно те саме, але є різниця. Отож, продуктивність – це обсяг роботи, яку людина виконує за певний проміжок часу. І арифметика тут проста: чим більше завдань закриваєте за певний проміжок часу годину/день/тиждень/місяць – тим вища ваша продуктивність. А тепер до справи.

Як залишатись продуктивними

• Розвантажте голову. Усі задачі та питання, які містяться в нас в голові, вимагають неймовірної кількості енергії. Випустіть їх на папір і трохи розслабтесь, бо по факту ви не можете зробити все одночасно, однак безперестанку думаєте про турботи та списки завдань, які маєте закрити. Обирайте, що зручніше: записник, Google-календар, додатки-планери – будь-що згодиться.
• Виділяйте найголовніше на день. Так ви насамперед займатиметеся цими пріоритетами та відчуватимете власну продуктивність. А це даватиме більше енергії на інші, дрібніші задачі. Не розпорошуйтеся, на початку дня плануйте найважливіше і підбивайте підсумки в кінці дня, що вдалося, а що – ні.
• Якісний відпочинок і час із близькими. Продуктивний та надихаючий час із близькими дає відчуття сенсу та наповненості. Саме не кількість, а якість спільного дозвілля, позитивні враження та обмін думками, почуттями, емоціями.

Три найкращі прийоми для продуктивності на роботі

1. Почніть із найскладнішого завдання. Запам’ятайте класичний принцип «з’їсти жабу зранку», який дозволяє зосередити увагу на найскладнішому завданні в першій половині дня, зрештою виконати його та звільнити енергію та внутрішні ресурси на решту речей. Такий підхід забезпечить вам високу продуктивність решту дня.
Онлайн-курс "Фінансовий аналіз" від Laba.
Навчіться читати фінзвітність так, щоб ухвалювати ефективні бізнес-рішення.Досвідом поділиться експерт, що 20 років займається фінансами і їхньою автоматизацією.
Детальніше про курс
2. Робіть неідеально, але демонструйте результат. Тут досить доречним є визначення з IT-термінології «мінімально життєздатний продукт» (MVP). Це продукт з мінімальним функціоналом, який можна дати користувачам для використання. Застосовуйте його в будь-якій сфері: не витрачайте часу та енергії на перфекціонізм та страх виконати щось недосконало. Набагато продуктивніше спробувати, поділитися з командою та разом довести до наближеного ідеалу.
3. Делегуйте. Намагайтеся передавати завдання, які не приносять особистого розвитку чи не викликають абсолютно ніякого інтересу. Це важливо для збереження основної енергії та фокусу на стратегічних аспектах вашої роботи.

Крім того, рекомендую п’ять ефективних прийомів, з якими ви навчитеся встигати більше:

• Аналіз та нейтралізація «пожирачів часу». Наша «продуктова ємність» – це те що ми можемо зробити протягом певного часу. Для того, щоб вона була максимально місткою, варто аналізувати, інвентаризувати те, що «краде» ваш час. Це можуть бути соцмережі чи якісь окремі онлайн-додатки, рутинні неефективні задачі тощо.
• Турбота про свій внутрішній power bank. Відстежуйте, коли енергія та ресурс наближаються до нуля та робіть паузу, щоб відновитися та продовжити рух до власних цілей та мрій.
• Піклування про себе, свої кордони та вміння казати «ні». Перш ніж погоджуватися на додаткову послугу для керівника, колеги, далекої родички, подумайте, чи не зашкодить це вашому внутрішньому стану чи важливим планам.
• Прийняття помилок та критики. Розуміння того, що всі люди помиляються, звільняє від годин самокопання та неефективного пошуку недоліків.
• Опанування власних лайфхаків продуктивності, які працюють конкретно для вас. Ви, може, і не здогадуєтесь, що час від часу використовуєте персональні прийоми, які заощаджують чимало часу та дають сили на виконання важливих речей. Прислухайтеся до себе, своїх звичок, характеру. Можливо, знайдете там прихований скарб, який зможете вдосконалити та застосовувати з величезною користю.

Наостанок додам, що продуктивність – це навичка, яку ви точно можете вдосконалити. Головне послідовно працювати над її розвитком та не опускати руки в дні, коли відчуваєте спад енергії чи брак ресурсу. І памʼятати, що дорогу здолає лише той, хто продовжує йти, навіть якщо доводиться час від часу сповільнюватися, щоб перевести дух.