Підрядник, фрилансер чи штатний працівник: як обрати бухгалтера для підготовки звітності по КІК

Якщо ви володієте контрольованою іноземною компанією, то подача звітності про її діяльність – це обов’язкова вимога українського податкового законодавства. Ваші звіти повинні бути достовірними та наданими вчасно, щоб уникнути штрафів. Тут вам на допомогу прийде досвідчений бухгалтер. Я поділюся ключовими труднощами пошуку досвідченого спеціаліста, аспектами вибору бухгалтера та стратегіями, які допоможуть вам полегшити цей процес.

Підрядник, фрилансер чи штатний працівник: як обрати бухгалтера для підготовки звітності по КІК / Фото: Depositphotos

Як знайти бухгалтера для звітності КІК: основні труднощі

Перш ніж розпочати пошук, потрібно розуміти нинішню ситуацію з поданням звітності про КІК. Відповідно до нового Закону №2719-ІХ від 3 листопада 2022 року, воєнний стан в Україні більше не звільняє підприємців від подачі звітів. Новий порядок надання звітності по КІК, терміни та обов’язки підприємців детально описані в одній зі статей блогу юридичної компанії 4В.

До ключових труднощів при пошуку кваліфікованого бухгалтера ми можемо віднести наступні:

1. Нововведення щодо КІК. Звітність КІК подається вперше, а це може створювати труднощі у пошуку бухгалтера. Адже не всі фахівці мають відповідні знання щодо цієї конкретної системи.
2. Перший рік подачі звітів. Бухгалтери можуть відчувати нестабільність та боятися відповідальності, оскільки це їхній перший рік роботи з новими вимогами КІК.
3. Недостатність практики серед кандидатів. Знайти бухгалтера з досвідом у сфері КІК непросто. Ця система відносно нова, тому фахівці ще не мають відповідної практики подання такої звітності.


4. Небажання брати відповідальність. Багато спеціалістів відмовляються від роботи через страх перед відповідальністю за правильність поданої звітності. Адже за неправильно подану інформацію про діяльність КІК передбачено штрафи в розмірі 3% доходу або 25% прибутку компанії.

Попри всі ці труднощі, ви завжди маєте кілька варіантів дій: звернутись в консалтингову компанію, знайти фрилансера або ж використати штатного співробітника з бухгалтерії. Розглянемо кожен з них детальніше.

Кого обрати: компанію-підрядника, фрилансера чи штатного бухгалтера

Виділимо плюси та мінуси кожного з трьох варіантів, щоб ви могли зробити обґрунтований вибір, який відповідатиме конкретним потребам та особливостям вашого бізнесу.

Фрилансер оптимальний вибір при обмеженому бюджеті та гострій потребі в бухгалтерських послугах. Вартість послуг «вільних» спеціалістів доступна для будь-якого бізнесу. До того ж взаємодія безпосередньо з фахівцем полегшує комунікацію. Однак є високий ризик натрапити на ненадійного виконавця чи такого, що має низький рівень компетенції для підготовки звітів КІК.

Співпраця з фрилансером підійде для компаній, в яких не велася діяльність і не було надходжень на рахунки. Але зверніть увагу, що це не стосується КІК зі збитками або тих, які на кінець року вийшли в нуль.

Плюси:

• вартість послуг підходить для будь-якого бюджету;
• комунікація відбувається напряму з фахівцем.

Мінуси:

• ненадійність та ризик, що виконавець зникне посеред співпраці;
• низька компетенція в порівнянні з представниками великих фірм;
• відсутність гарантій щодо відповідальності за результат.

Штатний бухгалтер. Для подання звітності по КІК ви може залучити бухгалтера, який вже працює на вас. Такий спеціаліст добре орієнтуватиметься в вашій звітності та діяльності компанії. Проте існує ризик, що штатний працівник не буде досить обізнаним в нових вимогах щодо подачі звітності про КІК або в законодавстві України, якщо він займається виключно іноземними компаніями.

Плюси:

• чудове розуміння звітності конкретно вашої компанії;
• відсутність потреби в додатковій оплаті послуг бухгалтера.

Мінуси:

• можливе слабке розуміння законодавства і нових вимог української податкової;
• можливість відмови скласти звітність про КІК через штрафні санкції за помилки;
• складність притягнення до відповідальності за штрафи, отримані через неналежно складену звітність.

Компанія-підрядник. Бізнесу, який має значний обсяг фінансових та бухгалтерських операцій і потребує особливого підходу, варто звернути увагу на консалтингові компанії. Такі компанії мають великий практичний досвід та широкий список спеціалістів в будь-якому напрямі. До того ж домовленості й фінансові відповідальності фіксуються у договорі, надаючи вам додаткові гарантії успішної подачі звітності про КІК.

Плюси:

• більший практичний досвід та репутаційна складова;
Курс UI/UX дизайну від Mate academy.
На курсі ви навчитесь створювати інтуїтивно зрозумілі та привабливі інтерфейси вебсайтів і застосунків. Ви також освоїте ключові принципи дизайну та дізнаєтесь як виділятися на ринку. А ми вас не лише навчимо, а й працевлаштуємо. Сертифікат теж буде!
Дізнатися більше про курс
• регулювання договором домовленостей та результатів;
• фінансова відповідальність за результат на підряднику.

Мінуси:

• витрати на послуги компанії вищі, в порівнянні з попередніми варіантами;
• іноді обмежена можливість прямого спілкування з бухгалтером.

Вибір між компанією-підрядником, фрилансером та штатним бухгалтером залежить від ваших конкретних потреб. Якщо ваш бізнес фактично не має рахунків або вони взагалі відсутні, можна вибрати фрилансера або штатного бухгалтера. Проте у випадку активної діяльності та існування декількох компаній у вашому володінні звернення до перевірених підрядників може бути виправданим вибором.

Крім того, зауважте, що використання послуг фрилансера або штатного бухгалтера підійде вам тільки в тому разі, якщо ви готові самостійно нести фінансову відповідальність за помилки у звіті.

Де і як шукати кваліфікованого підрядника

Підбір бухгалтера для підготовки звітності про КІК – це ключовий етап фінансового управління, який визначає надійність та ефективність вашого бізнесу. Враховуючи зміни у податковому законодавстві, важливо знайти кваліфікованого партнера, який допоможе в усьому розібратися. Підібрати такого фахівця ви можете кількома способами:

1. Рекомендації від знайомих. Зверніться за допомогою в пошуку досвідченого бухгалтера до своїх колег, знайомих чи партнерів. Особливо, якщо хтось із них вже співпрацював із підрядниками для підготовки звітності КІК.
Онлайн-курс "Тестування API" від robot_dreams.
Навчіться працювати з API на просунутому рівні та проводити навантажувальні тестування, щоб виявляти потенційні проблеми на ранніх етапах розробки.
Програма курсу і реєстрація
2. Пошук в ЗМІ. Розгляньте матеріали у ЗМІ, які стосуються ведення бухгалтерії та подання повідомлень про КІК. Перевірте, хто автори даних статей і чи є серед них експерти, які надають послуги з підготовки звітності. Це може допомогти вам знайти компетентних фахівців у потрібній сфері.
3. Пошук через Google. Використовуйте пошукові системи, щоб знайти аутсорсингові компанії, які спеціалізуються на підготовці звітності по КІК. Перевірте сайти, що з’являються на першій сторінці видачі результатів. Адже такий високий рейтинг може свідчити про популярність та авторитетність компанії.
4. Блоги компаній. На додачу до пошуку в інтернеті дослідіть блоги компаній, що надають бухгалтерські послуги. Досить часто там публікують інформативні матеріали, завдяки яким ви можете оцінити їхню експертизу, рівень підготовки та підхід до роботи.

Збір рекомендацій від знайомих, вивчення матеріалів у ЗМІ, використання пошукових систем та перегляд блогів компаній допоможе створити повний образ потенційних підрядників. Орієнтуючись на зібрані дані, ви зможете визначитись, хто з кандидатів найкраще відповідає вашим потребам.

На що звернути увагу при виборі компанії-підрядника

Після того, як ви окреслили коло найбільш відповідних спеціалістів-аутсорсерів, варто з’ясувати ряд питань. Далі детальніше розглянемо, на що слід звертати увагу при виборі підрядника для підготовки звітності КІК.

1. Готовність до особистої або віртуальної консультації. Перевірте, чи підрядник готовий взяти участь в офлайн або онлайн-зустрічі. Відмова від розмови віч-на-віч повинна насторожити вас, адже це може бути свідченням того, що перед вами зовсім не професіонал своєї справи.
2. Ефективність спілкування. Оцініть комфортність та ефективність спілкування з представником компанії. Тут важливо, щоб ви відчували легкість при обговоренні деталей та висловлюванні ваших очікувань. До того ж зручна комунікація буде позитивно впливати на якість співпраці.
3. Тривалість отримання відповідей. Зверніть увагу на те, як швидко менеджер компанії реагує на ваші повідомлення та запитання. Стабільна та своєчасна комунікація свідчить про професіоналізм підрядника і його зацікавленість в налагоджені успішної співпраці з вами.
4. Спільне бачення кінцевого результату. Переконайтеся, що ви та підрядник маєте однакове бачення кінцевого результату послуги. Зокрема, правильне і безпомилкове подання звіту КІК, яке завершується отриманням квитанції від податкової з реєстраційним номером та статусом «Прийнято без помилок». Саме такий формат убезпечить вас від штрафів.
Онлайн-курс "Директор з продажу" від Laba.
Як стратегічно впливати на дохід компанії, мотивувати сейлзів перевиконувати KPI та впроваджувати аналітику — навчить комерційний директор Laba з 12-річним досвідом у продажах.
Приєднатись до курсу
5. Експертиза у сфері КІК. Запитайте про експертизу компанії та досвід роботи у цьому напрямку. Переконайтеся, що бухгалтер, який готуватиме для вас звітність, добре розуміє вимоги, нюанси та нововведення українського податкового законодавства.
6. Співпраця з іноземними компаніями. Дізнайтеся, чи має підрядник досвід роботи з іноземними компаніями, чи розуміє особливості їхньої звітності. Це особливо важливо, адже звітність КІК готується саме по звітності іноземних компаній.
7. Допомога з особистою декларацією. Якщо для вас це актуально, запитайте, чи компанія-підрядник надає такі послуги, як підготовка особистої декларації фізичної особи. І якщо так, не соромтеся більше розпитувати про те, як буде проходити цей процес.
8. Процес співпраці з підрядником. Уточніть, які терміни та стадії виконання роботи вам пропонує компанія і наскільки вони чітко визначені. Чи має підрядник детальний перелік документів, які вам потрібно надати тощо.
9. Зручність спілкування з бухгалтером. Якщо це компанія на аутсорсингу, дізнайтеся про можливість комунікацій безпосередньо з фахівцем, який працюватиме з вашими документами.
10. Готовність до укладання договору. Переконайтеся, що підрядник готовий укласти договір на надання послуг, що визначає права та обов’язки обох сторін.

Врахувавши всі ці аспекти, ви зможете зробити обґрунтований та правильний вибір бухгалтера для підготовки звітності по КІК.

Як убезпечити себе та укласти договір з надійним бухгалтером

Припустимо, що ви вже визначились з вибором підрядника та готові розпочати співпрацю. Проте існує список обов’язкових попередніх заходів, які потрібно провести, щоб убезпечити себе і свій бізнес від непередбачуваних обставин.

• Підписання договору. Обов’язково укладіть контракт, уважно прочитавши його умови перед підписанням. Визначте всі можливі аспекти співпраці, права та обов’язки обох сторін. Також не зайвим буде прописати порядок дій на випадок форс-мажорних обставин та умови, при яких допускається дострокове розірвання договору.
Онлайн-інтенсив "Як створити рекомендаційну модель за 2 дні" від robot_dreams.
Ви пройдете етапи вибору, навчання, оцінки рекомендаційної моделі для електронної бібліотеки та отримаєте індивідуальний фідбек від лекторки.
Приєднатись до інтенсиву
• Визначення фінансової відповідальності. Уточніть, хто несе фінансову відповідальність за невірно подані звіти, та зафіксуйте цю інформацію в контракті. Це допоможе вам уникнути непорозумінь з підрядником у випадку штрафів чи інших фінансових санкцій.
• Перевірка інформації про компанію. Перевірте наявність інформації про підрядника в інтернеті. Пошукайте відгуки, рекомендації та оцінки від інших клієнтів. Так ви отримаєте додаткові знання про те, як аутсорсингова компанія працює в реальних умовах.
• Оцінка поточних клієнтів. Попросіть підрядника надати список клієнтів, з якими він вже співпрацює. Зверніть увагу на розміри цих компаній: чи є серед них відомі гравці? Саме це допоможе вам зрозуміти наскільки висока репутація підрядника.
• Дослідження інформаційних матеріалів. Перевірте, чи існують у вебпросторі матеріали від компанії-підрядника чи їхніх бухгалтерів, які розкривають тему КІК. Це необов’язковий критерій, проте наявність таких статей дає вам можливість краще зрозуміти рівень компетенції спеціалістів.

Перераховані заходи допоможуть вам уникнути можливих ризиків та забезпечити безпеку для себе і своєї компанії під час співпраці з бухгалтером-підрядником для підготовки звітності КІК.

Підсумки

Вибір кваліфікованого підрядника для підготовки звітності по діяльності КІК – це важливе стратегічне рішення для будь-якого бізнесу. Використання ключових аспектів пошуку, які ми розглянули у цій статті, дозволить вам знайти надійного та висококваліфікованого бухгалтера.

Здатність фахівця чи представника компанії-підрядника розуміти ваші потреби, налаштовувати зручну комунікацію та точно виконувати поставлені задачі є основними елементами успішної співпраці.

Тому при виборі бухгалтера вам варто керуватися не лише його професійною компетентністю, але й умінням будувати довгострокові та взаємовигідні відносини.