«Випадково видалили базу клієнтів, а секретарка помилилась у документах». Як не допустити такого

Навіщо віддавати на аутсорсинг другорядні бізнес-процеси, якщо можна й самому все зробити? Та й гроші це зекономить, мабуть. А якщо ні? Особливо важливо розібратися в цій темі власникам малого та середнього бізнесу. Чому саме, поговоримо далі. Будемо розділяти, де праведне, а де грішне. Намалюємо зрозумілу картину для тих, хто хоче вирости якомога швидше.

Два слова про аутсорсинг і з чим його їсти

Аутсорсинг дослівно англійською мовою – outside source using, тобто використання зовнішнього ресурсу. Це коли компанія А віддає компанії Б якісь другорядні бізнес-завдання. І після цього команда компанії А може зосередитися на своїх важливіших обов’язках, щоб збільшити дохід і масштабуватися.

Звучить круто, правда ж? Тут помилково можна подумати, що така розкіш доступна та необхідна лише великим підприємствам. Але чи так це?

Навіщо малому бізнесу витрачати гроші на аутсорсинг 

Якщо це малий бізнес, то він тільки-но розвивається. І ресурс хотілося б використовувати розумніше, а не витрачати кошти на додаткові послуги інших підрядників. Власник вважає, що купу завдань зможе легко виконати своїми силами.

Наприклад, бухгалтерію підприємець може вести самотужки, комп’ютер налаштує менеджер із відділу продажів, а тексти на сайт компанії напише секретарка. Але в якийсь момент за бухгалтерські помилки чи простій через технічні несправності йому доведеться заплатити. І часто це дорожче, ніж звернутися до спеціалістів одразу.

Малий бізнес дуже чутливо реагує на будь-які зовнішні зміни. І допомога аутсорсерів йому потрібна більше, ніж компанії-гіганту.

А тотальна економія може призвести до загибелі невеликої справи. Усе логічно: команда розпилюється на другорядні завдання, втрачаються сили, а керівник має гірший результат. Хоч ресурси й обмежені, потрібно автоматизувати або передати іншим спеціалістам процеси, які відвертають увагу співробітників від головних завдань. 

Якщо ви довіряєте щомісячні і квартальні звіти бухгалтеру – звільняється час для проведення конференції з потенційними партнерами. Якщо розмова була вдалою, то ви вже маєте новий канал збуту свого товару.

Поки комп’ютерами займаються ІТ-підрядники, менеджер з  продажів приведе пару клієнтів. А секретарка не припуститься помилки в документації, яку готує на підпис новому замовнику, бо тексти на сайт пише копірайтер.

Чому ми говоримо про ці сфери аутсорсингу? Найчастіше малі підприємства зараз передають підрядникам бухгалтерський облік, ІТ-завдання та диджитал: маркетинг, копірайтинг тощо.

Реальний кейс із малого бізнесу. Як допоміг ІТ-аутсорсер

Щоб зрозуміліше пояснити переваги аутсорсингу для підприємців, розглянемо ситуацію керівника автомобільного сервісу, який не впорався з комп’ютерними проблемами сам, тому звернувся до ІТ-аутсорсера. 

Одного дня цей власник зрозумів, що йому незручно користуватися спільною текою документів на своєму ноутбуці. Щоб внести зміни у файл, треба було дочекатися, поки свою роботу там закінчить колега. А якщо він після цього забував закрити файл, то доводилось нагадувати про це – і знову гаявся час. А попереднього тижня взагалі хтось видалив нову базу в теці «Клієнти». Проте визначити винуватця було нереально. 

Хлопці з компанії ІТ-аутсорсингу легко розв’язали ці проблеми. І зробили навіть більше. Спочатку вони владнали труднощі зі сховищем документів – налаштували програму OneDrive із набору Microsoft 365. Після цього жити стало краще, бо:

• редагувати один і той самий файл можуть усі колеги одночасно;
• заходити в теку з документами можна з різних пристроїв, а не тільки через ноутбук власника;
• ніхто не хвилюється за безпеку даних, тому тепер видалити базу клієнтів без згоди керівника неможливо;
• можна легко прослідкувати, хто відредагував документ.

Окрім цього, у компанії тепер використовують легальні офісні застосунки Microsoft. Тому програми більше не підвисають і постійно оновлюються. А пошта із власним доменом підвищила репутацію серед конкурентів, бо в них досі «моя_компанія@gmail.com».  

Договір з аутсорсером

А ще у власника тепер є договір з ІТ-підтримкою. Що це означає? Його компанія автомобільного сервісу має повноцінну підтримку та набір необхідних сервісів за ціною середньої місячної зарплати системного адміністратора.

Якщо стаються якісь ІТ-труднощі – завис комп’ютер, зламався принтер чи полетіла програма, то це вирішують спеціалісти. А керівник далі працює над проблемами свого бізнесу, який зараз розвивається швидше. Бо певні обов’язки тепер впали з пліч директора та його колег.

І наостанок – порада. Якщо вирішили передати частину завдань вашого бізнесу аутсорсеру, то уважно вивчайте цю компанію. Краще заздалегідь впевнитися, що цій команді можна довірити свою внутрішню інформацію.