logo
08 Apr 2021

На печать документов уходило 400–500 тыс. грн/мес. Как мы полностью отказались от бумаги и перешли на цифру

Артур Теодорович BLOG

Директор по информационным технологиям АО «Укртранснафта»

Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) было для нас определенным вызовом, и в самом начале мало кто верил в то, что это возможно. Но мы понимали, что перевод документов в «цифру» неизбежен.

В первую очередь IT-департаменту нужно было оценить существующую инфраструктуру и, в принципе, возможность эффективного внедрения. На данный момент у нас с электронными документами работает около 1 тыс. человек. У них есть цифровые подписи, так что на начальном этапе нам необходимо было трезво оценить возможность технической поддержки такой системы.

Как мы оценивали возможность и готовились

Если рассматривать процесс внедрения с точки зрения IT-департамента, то основные этапы были следующими:

  1. Построить IT-архитектуру решения. С учетом будущей поддержки и разработки (доработки) решения, с учетом удаленной работы пользователей в системе и в мобильном приложении, включая использование КЭП (квалифицированных электронных подписей) сотрудниками предприятия.
  2. Грамотно написать техническое задание. 
  3. Построить стрессоустойчивую и компетентную техподдержку, которая бы справилась со своей задачей при таком количестве сотрудников.
  4. Наладить коммуникацию с вендором (продавец, производитель. – Прим. ред.) во время и после внедрения решения.
  5. Получить/продлить КЭП для всех пользователей системы.
  6. Интегрировать с другими учетными и управленческими системами предприятия.

Как мы выбирали систему ЭДО

С точки зрения IT один из основных факторов при выборе системы ЭДО – количество будущих пользователей. Есть хорошие системы, которые подойдут компаниям с сотней сотрудников, но для компаний с 1 тыс. сотрудников их будет недостаточно. 

Второй фактор, который стоит учесть, – возможности вашего IT-департамента: серверов, софта, персонала.

Третий фактор – техподдержка, которая автоматически ложится на ваш ресурс, на людей из IT-департамента. 

Решений ЭДО много, и я не могу рекомендовать конкретную систему, так как универсального ответа нет. У нас уже была система внутреннего документооборота Megapolis Doc.Net. Ее создали на платформе разработки с открытым исходным кодом UnityBase, и на этой же платформе разработана система внешнего ЭДО Deals. 

Интегрировать можно что угодно, но с открытым исходным кодом меньшая зависимость  от вендора и больше возможностей самостоятельно развивать и поддерживать систему. К тому же интегрировать проще, если разные продукты сделаны на единой платформе разработки. 

Еще на основе Deals разработана система ЭДО Star.Docs от «Киевстара». Мы пообщались с представителями их IT-департамента, поговорили о том, как у них происходит общение с вендором, как работает сама система, как она развивается. Решили внедрять. 

Взаимодействие систем

Сейчас у нас действует несколько систем автоматизации и учета. Решение для автоматизации бухгалтерского учета ERP от SAP, система внутреннего электронного документооборота Megapolis Doc.Net и система документооборота с контрагентами Deals. Все системы связаны друг с другом.

Общая платформа разработки сильно облегчает интеграцию и жизнь IT-департамента предприятия. С открытым исходным кодом мы можем сами дорабатывать системы. Например, мы самостоятельно написали расширение (фронт) для UnityBase на .NET + JavaScript для подготовки и формирования неструктурированного юридического контента.

Мы решили оставить как можно меньше систем, по крайней мере для конечного пользователя. Мы интегрировали Doc.Net и Deals так, что сотрудники могут работать  с внешними и внутренними документами в привычном им интерфейсе Doc.Net. Фактически сейчас в компании действуют две системы ЭДО – внутреннего и внешнего. Но после их интеграции получился один цельный продукт, в котором внешний документооборот стал надстройкой над внутренним документооборотом. 

Результат внедрения

Каждый руководитель измеряет эффективность в деньгах. До начала внедрения расходы на одну только печать в компании составляли от 400 до 500 тыс. грн в месяц. После внедрения счет уменьшился в три раза. 

Плюс значительно сократились расходы на отправку документов. Время, которые экономят сотрудники, работая с электронными документами, тоже можно оценить в деньгах. 

Плюсов от перехода очень много, минус, пожалуй, только один – сотрудники стали заложниками своих гаджетов, особенно после того, как мы внедрили и мобильную версию системы ЭДО. Я стал заложником системы, которую сам внедрил. Сейчас никто – ни я, ни мои коллеги – не могут сказать, что они что-то не подписали, потому что были, например, в командировке.

Еще момент, что без мобильного приложения вообще никуда, оно помогает работать еще эффективнее и быстрее. У нас оно уже работает, но мы постоянно его улучшаем. 

Дополнительное преимущество

Раньше мы считали, что доступ к системе должен быть у всех сотрудников, у кого есть ПК, а это 2 тыс. человек. Но потом поняли, что это необязательно и сократили количество пользователей в два раза. 

Дело в том, что система ЭДО еще и меняет и оптимизирует процессы на предприятии и сокращает лишние действия. Раньше на бумажный документ нужно было наносить по два десятка подписей, сейчас это не нужно.

Советы по внедрению

Не могу утверждать, что у нас все прошло гладко. Были ошибки, срывали сроки. Но вот четыре главных вывода, которые я сделал для себя после всех этих многочисленных внедрений:

  1. Хорошее техническое задание – это продукт, составленный при участии трех сторон: IT-департамента вашего предприятия, проджект-менеджеров со стороны вендора и конечных пользователей – тех, кто будет непосредственно работать в системе. ТЗ – это плод коллективных усилий. IT не сможет написать его в одиночку. А если и напишет, то это будет плохое ТЗ.
  2. Четко следуйте плану. В процессе внедрения у вас будут появляться новые блестящие идеи, возникнет желание что-то доработать, оптимизировать, улучшить. Не делайте этого. Иначе процесс внедрения будет продолжаться бесконечно и сроки будут сорваны. Вы всегда сможете что-то улучшить позже.
  3. Если вы проводите два внедрения разных продуктов одновременно, скоординируйте действия команд. Иначе вы получите системы, которые будут дублировать функции друг друга, или процессы в них будут настроены нелогично.
  4. Подружитесь с вендором и его проджект-менеджером. От четкого, профессионального, оперативного и эффективного взаимодействия с ними зависит 99% успеха внедрения.

Полный отказ от бумаги

Перевести 100% документов в электронный формат сейчас еще невозможно. Существуют документы, которые по закону необходимо хранить на бумаге десятки лет. Но если брать документооборот предприятия в целом, то таких документов не более 5%. Естественно, этот вопрос нужно решать на законодательном уровне, но даже сейчас это не может быть препятствием на пути внедрения ЭДО.

Успех внедрения системы электронного документооборота на 50% зависит от готовности IT-инфраструктуры. Еще 50% успеха – от вовлеченности в проект топ-менеджмента компании. Играет роль не только оборудование, но и человеческий фактор. Если компания зрелая с точки зрения IT, такие решения внедряются достаточно быстро и эффективно. В противном случае внедрить систему в крупной компании практически невозможно.

Этот материал – не редакционный, это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.


Чем заняться на карантине: рекомендации от редакции MC.today

Друзья, время карантина лучше всего использовать для самообразования, чтобы, когда темные дни пройдут и шторм закончится, вы могли с новыми силами и знаниями дать толчок своему бизнесу и карьере.

Мы рекомендуем эти онлайн-курсы и семинары, потому что знакомы с организаторами, учились и уверены в качестве и полезности курсов.

Если вы мечтали выучить основы программирования, то сейчас лучшее время. Вы сможете выучиться и получить одну из самых интересных профессий, за которую еще и хорошо платят.

Например, вы можете стать разработчиком игр и создавать виртуальные пространства или стать IoT-девелопером и делать обычную технику «умной», даже если это всего лишь духовка. Зарегистрироваться на курс IoT/GameDev от ucode IT academy можно тут.

А еще в ucode IT academy вы можете зарегистрироваться на курс DevOps Engineer или Full Stack World.

В данной статье используются реферальные ссылки на онлайн-образовательные курсы наших партнеров. Создатели курсов не влияли на содержание данной статьи, она готовилась по редакционным стандартам. Если вы решите купить курс, который упоминается в статье, нам заплатят небольшое вознаграждение – так вы получите крутые знания и поддержите нашу редакцию, а мы сможем делать еще больше интересных материалов для вас. В партнерскую программу мы принимаем только те курсы, в качестве которых уверены.

Вакансии компаний

РАЗМЕСТИТЬ ВАКАНСИЮ
ЗА 1600 ГРН

Account Manager

SocialTech, Киев

ЕЩЕ 18 ВАКАНСИЙ

Вдохновляющие компании

S-PRO

Наша компания – о людях и экспертизе. У нас работают крутые IT-специалисты – они делают технологические продукты, которые развивают бизнес.

История IT-компании S-Pro. Стартовали в 2014-м, делаем финтех-решения, сегодня нас 170 человек
iLogos Game Studios

Наши игры уже скачала седьмая часть жителей планеты. Чтобы увеличить эту цифру, мы ищем новых специалистов

Вакансии компаний

РАЗМЕСТИТЬ ВАКАНСИЮ
ЗА 1600 ГРН

Account Manager

SocialTech, Киев

ЕЩЕ 18 ВАКАНСИЙ

Спецпроект

Вдохновляющие компании-работодатели

Alfa
ABM Cloud
«БИОСФЕРА»

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: