Успеть все: пять простых принципов управления временем

Как успевать все? Спойлер: никак. Но у меня есть пять принципов, помогающих успевать если не все, то достаточно много. Каждый из них может показаться очень простым и даже банальным. Но в моем случае эти принципы работают – может быть, будут полезны и вам. Правда, работают они только все вместе, а не в отдельности.

Последние 11 лет я занимаюсь бизнесом, охватывающим более 20 стран: моя компания Hayat Estate продает недвижимость по всему миру. И, хотя в компании сейчас работает 120 человек, лично у меня не становится меньше работы, а, кажется, только больше. Все время приходиться быть на связи – и с ключевыми клиентами, и с сотрудниками, и с партнерами. Добавьте к этому разницу в часовых поясах. Когда менеджеры нашего офиса в Алматы начинают свой рабочий день, на моих часах шесть утра. А специалисты из офиса на Пхукете начинают работу еще часом раньше.

Чтобы решить проблему нехватки времени, я прошел не один тренинг, посвященный тайм-менеджменту и прочитал множество книг на эту тему. Очевидно, что-то почерпнул, но в большей степени опираюсь на свой опыт управления временем. И вот пять его принципов:

1. Ставить цели.  Возможно, это самый главный метод управления временем. Установите максимально четкие цели на месяц, год, пять лет и, разумеется, контролируйте их выполнение. Тогда вы будете понимать, ради чего вся эта гонка, в которой вы участвуете. И нужно не просто ставить перед собой цели, а еще и контролировать их исполнение. Желательно четко оценивать, на сколько процентов по итогам отчетного периода вы выполнили ту или иную цель. А если ваши цели абстрактные (просто работать и зарабатывать), то не удивляйтесь, если будете чувствовать себя не хозяином своего времени, а белкой в ​​колесе.
2. Планируйте свой день.  И не только день, но и неделю и месяц. Казалось бы, что здесь сложного? Вы удивитесь, как многие люди не составляют планы, а просто плывут по течению, выполняя сваливающиеся на них задачи. Лучше потратить четверть часа на составление плана в начале дня, чем провести весь день в хаосе. И это не тот пункт, который можно поручить своему помощнику. Да, ассистент поможет вам распределить встречи, но не сможет заглянуть вам в голову, чтобы понять, какое из дел является приоритетным, а какое – нет.
3. Делегировать. Пожалуй, это самое сложное. Особенно, если понимаешь, что сам ты выполнишь конкретную задачу лучше и быстрее, чем кто-либо. Но так можно сказать почти о любой задаче. И, если не делиться ими с коллегами, то гарантированно погрузишься в рутину и не сможешь найти время для того, что действительно важно. Поэтому нужно обязательно делиться с членами команды – и задачами, и контролем за их исполнением, и, конечно, ответственностью.


4. Дозировать деловое общение. Во многих случаях (разумеется, не во всех) встреча может заменить разговор по телефону, а вместо телефонного разговора часто можно обойтись несколькими строками в чате. Когда у вас большой коллектив, приготовьтесь к тому, что общение с ключевыми сотрудниками будет забирать как минимум половину вашего рабочего времени. Мне даже пришлось составить специальный регламент для коллектива Hayat Estate – по каким вопросам меня можно и нужно беспокоить и в каком формате это делать.
5. Не пытайтесь успеть все.  Другими словами, очень важно выставлять приоритеты всем задачам, попадающим в ваш план на день. Есть дела, которые обязательно должны быть сделаны сегодня без вариантов. А есть то, что можно перенести на завтра, если не успеваете сегодня. И если какая-то задача уже долго кочует в вашем дневнике с одного дня на другой, то стоит задуматься: может, нужно это делегировать? Можно ли эту задачу просто вычеркнуть?