logo
23 Jul 2020

Я — финансовый директор и ремонтирую офисы сама. Вот почему

Елена Израйлевич BLOG

Co-founder and CFO at S-PRO

S-PRO — аутсорсинговая IT-компания с офисами в Запорожье и Киеве. Во время карантина киевская команда компании решила переехать поближе к центру. Арендовали офис на Подоле, и пока сотрудники работали удаленно, отремонтировали его с нуля. Чтобы уложиться в очень сжатые сроки, использовали метод Kanban, по которому обычно планируют IT-проекты. 

Организовываю ремонты наших офисов сама

Я уже больше 15 лет работаю в финансах и почти пять лет сама занимаюсь дизайном и планировкой наших офисов. Все началось с того, что мне захотелось отвлечься от цифр и бумажной работы. В 2015 году мы открывали новый большой офис нашей компании в Запорожье. Ремонт стал отличной возможностью попробовать себя в совсем новой сфере. 

Мы арендовали мастерскую, и между составлением финансовой отчетности и расчетом зарплат я превращалась в столяра — пилила и обрабатывала дерево.

Мы ожидали, что сэкономим, но получилось наоборот. Например, чтобы покрасить столы, арендовали оборудование и купили дорогие костюмы и чехлы. Потом подсчитали, что одни только костюмы стоили как работа профессионального мастера.

В итоге ремонт обошелся в 4 раза дороже, чем если бы мы наняли рабочих. Но это был интересный опыт.

Потом были еще 3 офиса: два в Запорожье и один в Киеве — каждые полтора года новый ремонт. Я уже точно знаю, что нужно для комфортной работы в офисе для команды, поэтому с каждым новым ремонтом было все легче планировать размещение переговорных комнат, кабинетов, столов, освещения и т. д. 

Переехали в карантин

Наш предыдущий офис в Киеве был на Оболони. Нам очень нравилось работать возле набережной и парка, но оказалось, что добираться многим сотрудникам было абсолютно неудобно. Мы давно  задумывались о переезде, и вот в мае нашлось отличное помещение на Подоле, в 30 метрах от станции метро «Контрактовая площадь».

Этот район — популярное место для общения IT-специалистов. До карантина за таким помещением пришлось бы охотиться полгода. Сейчас нам сделали почти 40 % скидки на аренду до конца года и бесплатный месяц на время ремонта.

Офис был очень темным, с черными потолками, а в некоторых комнатах не было окон. Наша офис-менеджер была против: казалось, что помещение нам не очень подходит. Но мы продумали хорошую планировку, оценили условия аренды, расположение и поняли, что это идеальный вариант. Поэтому согласились и подписали договор. 

На следующий день в 9:00 в помещение уже заехала демонтажная команда, которая за 2 дня убрала все лишнее и вывезла четыре КАМАЗа мусора. Я, как финансовый директор, не хотела платить за аренду, пока в нем еще работают строители, и планировала уложиться с ремонтом в месяц, до конца карантина (на тот момент — конец июня).

Но все-таки главной мотивацией была наша уверенность, что сотрудники соскучатся по работе в офисе. Хотелось, чтобы им было куда вернуться, как только можно будет вырваться из дома. (Как же мы ошибались − «удаленку» все успели полюбить и в офис, даже в новый, после карантина не стремились :))  

Команда S-PRO

Команда S-PRO

Подошли к ремонту как к рабочему проекту

Мы в компании успешно применяем разные методы организации процессов, поэтому у меня уже был такой опыт. S-PRO работает по Scrum, но иногда мы планируем свои задачи по Kanban. Мы решили, что эта система отлично подойдет для того, чтобы организовать ремонт.

Kanban — это система планирования проектов, которую придумали в Toyota. Сначала надо составить список задач. По мере выполнения каждая задача двигается вперед — из колонки «Сделать» передвигается в статус «В работе», потом «Готово к проверке» и так далее.

Мы накидали список задач по ремонту с четкими сроками и обновляли его по ходу работы. План работ помог составить архитектор Олег Волосовский, мы купили у него мастер-класс с индивидуальной консультацией.

Всех подрядчиков поделили на 14 команд: демонтажники, электрики, сантехники, маляры и так далее. Разделили все задачи на этапы: «согласование ТЗ», «выполнение», «контроль», «оплата». Для каждой задачи назначили ответственного и сроки. 

Мы встречались на объекте со строителями и определяли, подходят они или нет. Выбирали узкопрофильных подрядчиков, чтобы быть уверенными в результате. Предпочтение отдавали тем, кто мог предложить решения лучше, чем у нас уже были. Если человек сильно опоздал или обещал позвонить, но забыл — мы его отметали и не работали с ним.

Правильно подобрать команду строителей не менее важно, чем собрать команду программистов. Например, ребята, которые делали нам раковины в виде бочек, кайфовали от процесса и фотографировали свою работу на каждом этапе, чтобы выложить себе на сайт. Мы мотивировали строителей как могли. Иногда приходилось приезжать и помогать физически — это стимулировало их работать.

Параллельно со всем этим мне приходилось выполнять функции финансового директора. Чтобы контролировать процесс, весь этот месяц мы работали в коворкинге через дорогу. А однажды я выступала на конференции и прямо сидя на сцене экстренно решала вопрос, где взять зеленую краску в 20:00, чтобы рабочие не простаивали. 

Все преимущества Kanban:

  1. Полное понимание, на какой стадии находится каждая задача и укладываемся ли мы в дедлайн. Когда я понимала, что предыдущий этап завершается, начинала искать подрядчиков на следующий этап. В итоге у нас не было простоев, а иногда в офисе параллельно работали 8 команд строителей.
  2. Не приходилось тратить время на синхронизацию работы. Я видела все процессы комплексно и мгновенно могла оценить ситуацию. Например, понимала, что завтра закончат работу маляры. Значит, можно запускать электриков.
  3. Если мне нужна была помощь других членов команды, я назначала их ответственными за конкретную задачу, и человек сразу понимал, что от него требуется. Так было легче делегировать задачи и контролировать их выполнение. Никто ничего не забывал, а я видела, на какой стадии находится решение.
  4. Самое главное − мы уложились в срок: закончили ремонт за 4 недели. Это космическая скорость для такого ремонта.

Что получилось

Офис получился красивым и удобным. У нас много дерева, натуральных материалов и ярких сочных цветов. Мы оборудовали переговорные комнаты и сохранили концепцию открытого офиса. В нашей компании принято, что клиенты или партнеры могут в любое время прийти у нас поработать. 

А еще мы концептуально объединили киевский офис и запорожский. Даже хотели поставить в офисе настоящий автомобиль «запорожец», но потом просто нарисовали его на стене. В нем сидит космонавт, который летит в космос, как Tesla Roadster Илона Маска.

Команда S-PRO

Команда S-PRO

Пять советов для тех, кто хочет отремонтировать офис самостоятельно

  1. Хорошо подумайте: а оно вам надо? Это уже мой пятый офис, и каждый раз получается все лучше. Но в первый раз вместо экономии мы получили убытки. Поэтому, если вы не уверены в своих силах и никогда не управляли ремонтом, лучше наймите специалиста. Но если любите сложные вызовы и новый опыт — почему бы не попробовать?
    Не будь я совладелицей компании, я бы не пошла на подобную авантюру. Для такой затеи нужна свобода принятия решений и возможность согласовывать их очень оперативно.
  2. Составьте план работ. Перед началом ремонта нужно составить четкий список работ и выстроить хронологию — что и за чем вы будете делать. Kanban идеально подходит, чтобы планировать такие работы. Он для «быстрых забегов», когда есть четкий набор задач, жесткие сроки и много подрядчиков, которые работают параллельно.
    Для строительства дома я бы Kanban не использовала. Тут больше подходит Agile или PRINCE.
  3. Просчитайте бюджет. Как финансовый директор, я мыслю цифрами, поэтому первым делом просчитала бюджет ремонта. Для этого я еще до начала работ обзвонила основных подрядчиков и узнала, сколько стоят их услуги.
    Планировали, что потратим как минимум $15 тысяч, но готовы были потратить $20 тысяч. В итоге уложились в $20. Учитывая размер помещения (360 кв. м), это $55 за «квадрат» — очень дешево. Такая цена получилась благодаря «карантинным» скидкам подрядчиков.
    Кроме того, в помещении не пришлось переделывать вентиляцию и пол, а мебель мы привезли из предыдущего офиса. Если бы я руководила процессом не сама, было бы дороже процентов на двадцать.
    Прораб обычно берет за работу как минимум 10−15 % от стоимости ремонта. Еще 5−10 % экономишь за счет того, что следишь за работой подрядчиков и минимизируешь брак и потерю времени.
  4. Не пытайтесь навешать на исполнителей непрофильные задачи. Все мои промахи были связаны с тем, что я пыталась поставить людям задачи, на которых они не специализировались. Например, попросила гипсокартонщиков проложить трубы.
    Мыслила так: «Они же строители, должны уметь все». Они, конечно, согласились, но результат был так себе: получилось некрасиво и нефункционально. Я заплатила им за работу, но сразу же вызвала сантехника, чтобы он все переделал. Таких историй за время ремонта у меня было несколько.
    Поэтому совет такой: не пытайтесь отдать дополнительные задачи непрофильным специалистам − получите убытки.
  5. Без команды никак. Даже имея опыт, в одиночку я бы не справилась. В процессе стройки наша офис-менеджер взяла 2 дня отпуска, и я еле пережила эти дни.
    До этого мне казалось, что я не так уж много задач ей поручаю. Когда ее не было, поняла, что зашиваюсь. К примеру, привозят гору стройматериалов, которые надо проверить и оплатить, а у меня совещание по финансовому планированию на ближайшие 3 месяца.
    Так что слаженная команда в деле ремонта на первом месте. Впрочем, как и в IT-проектах. Не случайно мы считаем команду одной из главных ценностей нашей компании. Правильные люди — залог успеха в любом деле.

Этот материал – не редакционный, это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.

Вакансии

Разместить вакансиюЕще 13 вакансий

Вдохновляющие компании

iLogos Game Studios

Наши игры уже скачала седьмая часть жителей планеты. Чтобы увеличить эту цифру, мы ищем новых специалистов

3 вакансии
Stand out as a global creator

Продуктами iDeals пользуются 100 тыс. компаний.
Команда работает из 11 стран по всему миру
Отправить резюме

Вакансии компаний

РАЗМЕСТИТЬ ВАКАНСИЮ
ЗА 1600 ГРН

Web Analyst

Parimatch Tech Ukraine, Киев

Маркетолог

Workit Space, Киев

Middle PPC Специалист в Promodo

Promodo, Харьков
Вилка ЗП от 800$

ЕЩЕ 10 ВАКАНСИЙ

Спецпроект

Вдохновляющие компании-работодатели

Alfa
«БИОСФЕРА»

Ваша жалоба отправлена модератору

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: