Как сделать нескучную презентацию в PowerPoint? 5 советов от создательницы программы

Моника Льюдер занимается проектированием пользовательского интерфейса в Microsoft и съела собаку на подготовке презентаций. В материале для Fast Company она делится своим опытом. Редакция MC Today вместе с Бюро переводов «Профпереклад» предлагает перевод материала.

Как сделать нескучную презентацию в PowerPoint? 5 советов от создательницы программы

Перевод от

Я и представить себе не могла, что построю карьеру, создавая презентации для руководства. Когда в середине 90-х я пошла в колледж, в качестве специализации выбрала изящные искусства. Но именно эта любовь к выражению мыслей через визуальные образы и привела меня к нынешней профессии.

Уже более десяти лет я работаю в Microsoft в отделе проектирования пользовательского интерфейса и помогаю руководителям всех подразделений компании – от ведущих специалистов по продукции до генерального директора Сатьи Наделлы. PowerPoint — моя среда обитания.

На таком высоком уровне подготовка презентации — почти как участие в прямом телеэфире. Мероприятия могут иметь глобальный масштаб и значимость. Численность аудитории зачастую измеряется сотнями людей, а благодаря интернет-конференциям она может возрастать до нескольких тысяч.

Что меня по-настоящему захватывает, так это подготовительная работа: составление стратегии и изложение идей, лежащих в основе презентации. При ее составлении важен не только ее внешний вид, но и история, стоящая за ней.

Накопив многолетний опыт работы по тысячам проектов, хочу поделиться с вами принципами, которым я следую. Они применимы к любой аудитории, будь то пять человек или 500.

1. Знание аудитории (и места проведения)

При подготовке к любому проекту я первым делом задаю себе следующие вопросы: «Где будет проходить мероприятие?», «Каковы численность и состав аудитории?» Способ изложения информации для технарей, студентов и продавцов не может быть одинаковым. Оформление презентации для конференц-зала и для университетского лектория также будет отличаться. Нередко приходится корректировать графику или размер шрифта на слайдах прямо на месте, когда смотрю презентацию из задних рядов во время пробных прогонов.

Может быть, эта мысль и кажется очевидной, но подходить к оформлению презентации нужно очень вдумчиво: она должна быть ориентирована на вашу аудиторию. Важно понимать, для кого она предназначена, какова цель информации и на какой результат она рассчитана. Это ваша путеводная звезда.

Спросите себя, например: а будет ли среди зрителей ваша начальница? Процесс и сделанные вами выводы так же для нее важны, как и результат? Затем добавьте слайды с такими выводами, которые будут полезны остальным сотрудникам.

Если эта тема нова для большинства присутствующих, то излагайте мысли с учетом их знаний, избегайте заумных фраз.

2. Сперва раскадровка

Приступая к новому проекту, я зачастую составляю костяк презентации вместе с сотрудниками или руководителем, которые будут ее использовать. Это могут быть заметки по каждому слайду с описанием картинки или графики, основные мысли или же наброски. Под ними я излагаю наши общие идеи о содержании выступления.

Это поможет всем участникам выработать единое видение. Кроме того, таким образом вы правильно построите процесс: вначале проработаете желаемое содержание, а уж потом приметесь за оформление, а не наоборот. Вы же не приступаете к украшению торта до того, как испечете его. На создание контента может уйти много времени, поэтому вначале займитесь раскадровкой слайдов и их обсуждением.

Независимо от сложности и важности презентации аудитория извлечет из нее всего несколько основных идей. Убедитесь, что вы отчетливо понимаете эти ключевые моменты, а затем приступайте к остальному наполнению.

3. Фокусируйте внимание зрителей на нужных моментах

Возможно, многие эксперты не согласятся со мной, но я не сторонница чрезмерной анимации в презентациях. Не используйте зрительные и звуковые эффекты слишком часто – у них должна быть определенная цель.

Если во время речи докладчика будет воспроизводиться видеоряд, пусть даже на фоне и тихо, аудитория, как правило, будет следить за изображением и не обращать внимание на говорящего. Если вы все же хотите включить в презентацию видео или анимированный слайд, то вы должны быть уверены на все сто, что они дополнят рассказ как реклама или вставка и станут логическим завершением вашей мысли.

4. Краткость — сестра таланта. Я серьезно

Старайтесь не перегружать слайд текстом, иначе аудитория будет занята его прочтением и перестанет обращать внимание на докладчика. Зрители должны слушать выступающего, а не пытаться рассмотреть надписи. Задача слайдов — помочь докладчику и зафиксировать основные тезисы выступления.

При создании презентаций я пользуюсь следующим золотым правилом: выступление должно занимать приблизительно 2–3 минуты на слайд. К примеру, если вы планируете презентацию на 50 минут, то слайдов должно быть в среднем 15–25. Может показаться, что выступление и вы сами перетягиваете на себя внимание аудитории. Так и есть. Присутствующие собрались послушать докладчика, пусть даже ваша презентация и выше всяких похвал.

Но в то же время презентация не должна быть бессмысленной и пустой, она должна быть информативна сама по себе. Поиск золотой середины — извечная проблема. Что должно быть на слайдах, а какая роль отводится докладчику?

Весь секрет в простоте и лаконичности. Разбейте большие блоки информации и представьте их в виде обобщенных фраз, чтобы лишь обозначить проблематику, а остальные сведения донесите в устной форме. И помните: краткость — сестра таланта. Лучше меньше, да лучше.

5. В ногу с прогрессом

Вы можете превосходно разбираться в теме своего выступления, но это не значит, что в составлении презентаций вы тоже «спец». К счастью, с нынешними технологиями создавать эффектные презентации может каждый, даже не имея моего опыта. Новые функции PowerPoint стали настоящим открытием даже для меня.

Когда Microsoft впервые выпустил конструктор PowerPoint и функцию Morph (переход «Трансформация»), я была в декретном отпуске. Помню, как по возвращении на работу я впервые попала в «закулисье» важного мероприятия. И кто-то увидел, как я пользуюсь программой для добавления пути перемещения, изо всех сил пытаясь отстроить анимацию на слайде. Меня спросили, почему я не использую переход «Трансформация» (Morph). Должна признаться, мне слабо верилось в то, что эта функция может давать такой же эффективный результат, что и применимый мной процесс сборки, но я была приятно удивлена. С помощью Morph я могу добавить эффекты анимации и вращения за считанные минуты. Раньше у меня на это уходило несколько часов.

Чаще всего я обращаюсь к функциям повторного использования слайдов (Reuse), преобразования текста в значки (text to icons) и трансформации (Morph). Средство повторного использования слайдов позволяет мне быстро добавлять их из недавних презентаций, выполненных в PowerPoint, и мне не приходится делать работу с нуля. Функция преобразования текста в значки тоже не раз меня выручала. Мне лишь нужно создать маркированный список, а конструктор подберет соответствующие значки. И все это в грамотном и продуманном оформлении.

Сегодня, когда в мире технологий появляется столько новинок, не следить за ними значит не ценить свое время. Ваша задача — донести информацию, а дизайн оставьте компьютерной программе.

Перевод от