5 вредных советов ивент-менеджеру или как провалить мероприятие

В Киеве ежедневно проводятся десятки, если не сотни мероприятий на любой вкус и цвет — от IT-митапов до лекций и тренингов. Одни из них организованы отлично, вторые — просто неплохо, а после посещения третьих так и хочется спросить «что курили организаторы».

PR-manager Юридической фирмы ILF Марина Мартынова написала для Marketing Challengе о том, как гарантированно провалить мероприятие и что нужно сделать, чтобы вас проклинали все до единого участники.

***

В программе вы черным по белому написали, что последний спикер заканчивает в 18:00. Уже 19:00, но со сцены все еще доносится голос, и вы начинаете ловить на себе вопросительные взгляды участников: “Ну когда уже конец?”. Тайминг мероприятия – одно из слабых мест любого организатора. Но не временем единым можно “убить” свой ивент. Хотите узнать как? Сейчас расскажу.

1. Чем больше мероприятий, тем лучше!

Гари Ларсон - Вечеринка драконов. Источник - artchive.ru
Гари Ларсон — Вечеринка драконов. Источник — artchive.ru

Как только вам пришла идея сделать ивент, быстренько задайте себе вопрос: “Зачем/для чего/чтобы что?” Если ответ крутится только вокруг “Ой, давно мы ничего не проводили” или “Наши конкуренты так делают” – сразу оставьте эту идею. Определите цель мероприятия максимально конкретно: это промомероприятие для узнаваемости бренда, презентация нового продукта, продажа услуг или привлечение внимания СМИ.

От этого ответа зависит все: формат мероприятия, дата, место и время проведения, команда, партнеры и ресурсы, необходимые для его организации и проведения. В ответе на этот вопрос найдите и свою целевую аудиторию.

2. И один в поле воин. Нет делегированию!

Вопрос делегирования – весьма болезненная вещь для каждого менеджера. И я – не исключение. Но, как бы ни хотелось контролировать всё и всех, невозможно одному человеку одновременно ехать смотреть локацию для мероприятия, выбирать плотность бумаги в типографии, сидеть на переговорах с партнерами и отвечать на вопросы участников по телефону.

Поэтому на старте продумайте все этапы подготовки к ивенту, соберите людей с нужными скиллами, разделите между ними функции и зоны ответственности. Из нашего опыта, оптимальное количество людей в команде организаторов составляет от двух до пяти человек. Даже конференцию на 500 человек могут организовать три сотрудника. Боитесь потерять контроль или количество задач кажется невыполнимым? Техники планирования типа SCRUM вам в помощь.

3. Дешево и сердито. Экономим на участниках

Гари Ларсон - Сюжет 9
Гари Ларсон — Сюжет 9. Источник — artchive.ru

Однажды я невольно стала свидетелем диалога между организаторами тренинга по SMM: “Мы и так им все бесплатно сделали, а они еще и кондиционер в помещении хотят”, – выпалила девушка.

Если вы не планируете особо стараться, потому что ивент бесплатный или стоит сотню-другую гривен, лучше ничего не делайте вовсе. Да, участники всегда хотят кондиционер, ручку, удобный стул, громкий микрофон и бесплатный кофе. Все эти вещи — «маст хэв». Задача ивент-менеджера – сделать максимум, чтобы участники остались довольны.

Всегда можно найти площадку, из которой своими руками можно сделать подходящее место для проведения мероприятия, типографию, которая за минимальный бюджет сделает качественную продукцию, и службу, которая сделает вкусный, презентабельный и при этом недорогой кейтеринг. Дешевле – не значит хуже. Просто на организацию такого мероприятия потребуется чуть больше времени.

4. Одним больше – одним меньше. Игнорируйте желания партнеров и спонсоров

Как-то в пятницу вечером раздался звонок от одного из партнеров мероприятия, и разговор начался со слов: ”Марина, простите, наш дизайнер забыл поставить логотип вашей фирмы на брендвол. Ну ничего же страшного? Давайте предложим вам что-то другое”. К слову, у этого ивента было всего четыре партнера. Конечно, это было последнее наше мероприятие с этими людьми.

Качество и количество лого на раздаточных материалах, упоминание компаний в пресс-релизах, наличие всех нужных баннеров на площадке – важные элементы любого ивента и партнерства. Некорректный цвет лого или пропущенная буква в названии компании чреваты не только прекращением сотрудничества, но и финансовыми потерями.

Проверяйте все промоматериалы несколько раз. А лучше на финальном этапе покажите кому-то не из команды организаторов, кто сразу заметит разницу между “монограммой” и “номограммой”.

5. Я художник, я так вижу

Помните, что мероприятие вы проводите для реализации конкретных целей, а не для своей забавы или чтобы занять команду. Первое, что вы

Гари Ларсон - Чревовещание
Гари Ларсон — Чревовещание. Источник — artchive.ru

должны учесть, продумывая сценарий ивента, – это комфорт спикеров и удовлетворенность участников. Кардинальные изменения в тайминге, сдвиг спикеров в другие секции без предупреждения, внесение любых правок в их презентации недопустимы. Так же как и фамильярные шутки в сторону спикеров во время общения с ними или модерации.

Всегда просите обратную связь от спикеров и участников мероприятия, и неважно, это анкеты обратной связи, онлайн-формы или письма. После всех пережитых эмоций в день ивента вам сложно объективно оценить мероприятие и свою работу, а значит, вы не сможете застраховаться от ошибок в будущем.

“Делать качественно или не делать вообще” – считаю лучшим принципом работы ивент-менеджера. Организация мероприятий – увлекательное, но очень ресурсоемкое занятие. И если не прилагать максимум усилий для достижения поставленной цели – стоит ли игра свеч – снова возвращаемся к вопросу “Зачем?”.

Ранее на Marketing Challenge выходила колонка Марины Мартыновой 5 заповедей ивент-менеджера, которые сберегут нервы на мероприятии.