logo
01 Apr 2021

Просите наилучший вариант. Как правильно ставить задачи сотрудникам, чтобы потом ничего не переделывать

Петр Синегуб BLOG

Основатель компании «Мир весов», сооснователь бизнес-сообщества Board

Это правило одно из моих любимых. Оно становится откровением для участников наших обучающих программ и меняет их подход к делегированию задач. Надеюсь, оно окажется нужным и для вас. Но обо всем по порядку.

Как я занимался всем сам

Я открыл первую компанию в 2005 году. Тогда нас было трое. Сами понимаете: каждый из нас охватывал намного больше должностей, чем занимал фактически. Утром я был продажником, днем – логистом, а вечером подрабатывал грузчиком. Нашей команде не хватало суток, чтобы закрыть все дневные задачи, но мы как-то умудрялись развивать бизнес.

В таком сумасшедшем графике у меня была одна мечта – расширить компанию и нанять специалистов, которым я смогу делегировать значительную часть «не моих» задач. И мечта сбылась – мы набирали все новых и новых людей. Я осознал это, когда в очередной будний день просидел все время в офисе и ни разу не вышел помочь разгрузить товар.

Что пошло не так

Итак, я раздал коллегам задачи. Но с чем я столкнулся? Я все равно участвовал в них. Да, формально у задачи изменился исполнитель. Но по факту я продолжал делать то, что входит в обязанности других людей.

Вот что делали мои сотрудники:

  • подходили и переспрашивали детали задачи;
  • возвращали мне задачу, как только сталкивались с проблемами;
  • не могли принять решения самостоятельно и перекладывали это на меня.

Отвечать за задачу от и до – обязанность исполнителя. Если каждые 10 минут руководитель будет отвлекаться, вникать в чужую задачу и решать ее, теряется необходимость в таких подопечных. Какова в них необходимость, если они забирают его время и мешают сосредоточиться на более приоритетных целях?

Если действовать импульсивно, первая мысль – всех уволить и нанять более квалифицированных сотрудников. И эта идея сразу отпадает. Не могут же все подряд оказаться такими плохими работниками. Эти люди прошли собеседования и во многом хорошо себя зарекомендовали. Так в чем проблема?

Проблема в том, как они отчитываются о результатах.

Казалось бы, такая простейшая вещь – сообщить о результатах работы. Ну что может быть примитивнее? Но, как выяснилось, это играет существенную роль. Особенно когда вы смотрите на часы и понимаете, что несколько часов своего дня потратили на чужую работу.

Что с этим делать

Вот что я понял: мало просто дать подопечному задачу и сказать: «Выполняй!»

Первое – важно объяснить ему, что вместе с заданием он получает ответственность за задачу. Прямо так и проговорить: «Задача на тебе, жду готовый результат».

Второе – каждого сотрудника нужно научить тому, в каком формате отчитываться о проделанной работе. Я говорю о формате «Наилучший вариант».

Что это за формат и в чем его уникальность? Наилучший вариант – это такая форма отчета о задаче, где руководителю остается только ответить «одобряю» или «не одобряю». В чем смысл? Сотрудник выполняет задание так, чтобы у руководителя не возникало дополнительных вопросов и уточнений. Все должно быть понятно.

Вот какие пункты содержит ответ:

  • сотрудник объясняет суть задачи;
  • предоставляет несколько вариантов решения и объясняет, почему выбрал именно их;
  • выбирает среди нескольких вариантов один наилучший и поясняет, почему он самый приемлемый в этой ситуации.

Допустим, вы попросили своего HR-специалиста найти ресторан для корпоратива. Для этого вы назвали необходимые критерии – район, парковку, вместительность и так далее. На этом вам хочется закончить и заняться своими делами. Однако спустя час сотрудник приходит к вам и говорит: «Я нашел несколько мест, вот посмотрите, все подходят более-менее».

Что происходит? Ваш специалист снова возвращает вам задачу и просит решить за него. Да, он вроде выполнил то, что от него требуется, но лишь частично. Если в итоге вы своими силами выберете хорошее место, сотрудник подумает: «Какой я молодец!» А если место окажется не самым удачным, этот же сотрудник скажет: «Так это не я выбирал, а руководитель!»

Как должно быть

Вот как звучит ответ по тому же вопросу в «Наилучшем варианте»: «Я нашел три места по критериям выше: это, это и это. Считаю, что стоит выбрать последний вариант, потому что в нем еще будет действовать скидка для нашего коллектива».

В итоге от вас требуется только одобрить или не одобрить аналитическую работу коллеги. И самое главное – он проделал ее сам и отвечает за свое решение. Представьте, если бы сотрудники делали так в каждой задаче и проблеме.

Единственное, что может не устроить руководителя в таком ответе – неполный взгляд на картину и, как следствие, неправильное решение. Но тут проблема кроется в изначальных вводных данных. Чтобы сотрудник подкорректировал свой ответ, руководитель может дать новые вводные.

В остальном формат «Наилучший вариант» действительно наилучший из всех, которые я встречал по теме делегирования ответственности. Его главное преимущество перед остальными методами в том, что он воспитывает в команде ответственность за свои решения.

Обычно ведь как происходит? Сотрудник столкнулся с проблемой, пошел к руководителю, дождался от него решения и думает: «Это оказалось так просто! Буду теперь всегда спрашивать у менеджера, если что. Нет смысла напрягаться самому».

Это касается не только рабочих задач. С внезапными форс-мажорами то же самое. В компании не должно быть такого:

  • «Руководитель, подрядчик затянул срок, что делать?!»
  • «Руководитель, о нас написали гневный отзыв в Facebook, как быть?!»
  • «Руководитель, товар задержался, потому что его доставили в другую страну!»

Когда команда не умеет решать задачи самостоятельно, она привязывается к своему менеджеру, как к сиделке. Формат «Наилучший вариант» позволяет навести в этой сфере порядок и приучить команду к самостоятельности.

Какие подводные камни

Тем не менее «Наилучший вариант» не справится со своей задачей, если применять метод через раз. Я ощутил это на себе и своей команде. Людей нужно дисциплинировать, иначе они не привыкнут к новому правилу. Что еще хуже, они подумают, что это было просто ради официоза, а так все по-старому.

Важный момент. Внедрять это правило стоит с ваших топ-менеджеров. Сначала нужно донести ценность им, и только после этого спускать всей команде. Почему именно в такой последовательности? Потому что пока они сами не перестанут приходить с вопросами, их сотрудники будут делать то же самое.

Я ввел это правило несколько лет назад, но до сих пор некоторые руководители отделов не до конца его осознали. Я вижу это по тому, в какой форме они сообщают мне о проблемах и как перекладывают ответственность. Когда подобное происходит, я четко понимаю, что в их отделах творится то же самое.

Это говорит о том, что людям сложно менять свои привычки. Если у вас закрался вопрос, что делать с топами, которые годами не принимают это правило, отвечаю: увольнять. Некоторых людей я назначил руководителями не потому, что они идеально подходили для этой должности. Были другие причины: потому что они давно работают, потому что хорошо справлялись со своими обязанностями. Но, как вы понимаете, позже такие непродуманные решения дают о себе знать.

Чтобы моя команда не забывала про «Наилучший вариант», я придумал такую штуку: наклеить на крышку монитора стикеры с названием приема. Один для себя, второй для коллег.

В итоге, когда к вам или вашему сотруднику подходят с вопросом, наклейка будто говорит: «Уверен?»

И тогда сотрудник уходит, чтобы подготовить отчет в новом формате, а человек за компьютером даже не замечает этого. Время экономится максимально.

Источник: книга Петра Синегуба «Температурный режим компании 36,6».

Этот материал – не редакционный, это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.


Чем заняться на карантине: рекомендации от редакции MC.today

Друзья, время карантина лучше всего использовать для самообразования, чтобы, когда темные дни пройдут и шторм закончится, вы могли с новыми силами и знаниями дать толчок своему бизнесу и карьере.

Мы рекомендуем эти онлайн-курсы и семинары, потому что знакомы с организаторами, учились и уверены в качестве и полезности курсов.

Стать более эффективным в работе: PowerPoint, Excel, навыки высокоэффективной работы и карьерного роста. Разобраться в функциях Excel и научиться делать красивые презентации в PowerPoint полезно всегда. Это можно сделать на курсах от Laba. Зарегистрироваться на курс Excel можно тут, а на курс по PowerPoint тут.

В данной статье используются реферальные ссылки на онлайн-образовательные курсы наших партнеров. Создатели курсов не влияли на содержание данной статьи, она готовилась по редакционным стандартам. Если вы решите купить курс, который упоминается в статье, нам заплатят небольшое вознаграждение – так вы получите крутые знания и поддержите нашу редакцию, а мы сможем делать еще больше интересных материалов для вас. В партнерскую программу мы принимаем только те курсы, в качестве которых уверены.

Вакансии компаний

РАЗМЕСТИТЬ ВАКАНСИЮ
ЗА 1600 ГРН

Account Manager

SocialTech, Киев

ЕЩЕ 18 ВАКАНСИЙ

Вдохновляющие компании

iLogos Game Studios

Наши игры уже скачала седьмая часть жителей планеты. Чтобы увеличить эту цифру, мы ищем новых специалистов

S-PRO

Наша компания – о людях и экспертизе. У нас работают крутые IT-специалисты – они делают технологические продукты, которые развивают бизнес.

История IT-компании S-Pro. Стартовали в 2014-м, делаем финтех-решения, сегодня нас 170 человек

Вакансии компаний

РАЗМЕСТИТЬ ВАКАНСИЮ
ЗА 1600 ГРН

Account Manager

SocialTech, Киев

ЕЩЕ 18 ВАКАНСИЙ

Спецпроект

Вдохновляющие компании-работодатели

Alfa
ABM Cloud
«БИОСФЕРА»

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: