«Власники на Балі, а людям немає грошей на зарплати». Основні болі підприємців при фінансовому обліку та як їх вирішити

Для багатьох підприємців фінансовий облік залишається швидше неприємним обов’язком, ніж ефективним інструментом для бізнесу. Найімовірніше, він ведеться вручну, наприклад, в Excel або 1С. Хоча технології зробили великий крок вперед і ви точно чули історії успішніших колег, але чомусь досі тягнете із впровадженням сучасних онлайн-інструментів.

Ми вже звикли використовувати робот-пилосос та інші побутові гаджети, які полегшують життя і працюють автономно. Без праці та зусиль ви отримуєте бажаний результат. У цей час на заводах фізично складну та точну роботу давно виконують машини, обладнані програмним забезпеченням.

Користуючись такими бонусами прогресу, багато підприємців усе ще вперто продовжують мучити себе ручним веденням управлінського обліку.

Як наслідок:

Касові розриви та неможливість відстежити наявність вільних коштів

Критичний аспект для малого бізнесу – планові платежі. Основна проблема – неможливість відстежити наявність вільних коштів, якими можна керувати. Це певна сума грошей у вас на руках, не призначена для конкретних витрат або цілей.

Якщо ви не знаєте, скільки вільних грошей є в бізнесу, то можна залізти в непотрібний кредит чи не розрахувати витрати і втрапити в халепу. Реальна ситуація з життя: власники бізнесу порахували прибуток у компанії, вивели всі кошти під нуль і полетіли на Балі на двомісячний відпочинок. За два тижні телефонує керівник: «У нас немає грошей на зарплати». Власники шоковані, адже бізнес непогано заробляє. Це так, але фізично вільних коштів нема, а найближча оплата за виконаний проєкт буде лише за 3–4 тижні.

Так незнання про вільні гроші може привести вас до надмірного спустошення рахунків компанії, через що прострочаться обов’язкові платежі. Або гірше – ви постійно перебуватимете у стресі через таку ймовірність.

Відсутність базових знань у фінансах та обліку

В Україні та країнах СНД школи для підприємців тільки починають розвиватися. На курси ж перед запуском свого проєкту йдуть одиниці. Більшість спочатку відкривають бізнес, припускаються всіх можливих помилок з наслідками від штрафів до проблем з контролювальними органами.

Типова ситуація – змішування особистих грошей з фінансами бізнесу. І простий приклад: щоб заплатити за дитячий садок свого сина, підприємець взяв гроші з каси. Згодом про це забув, а наприкінці місяця залишок не зійшовся. Бізнесмен не розуміє, на що витрачені кошти, і вносить різницю в категорію «Інші витрати». У результаті отримує хибну інформацію про те, скільки реально заробляє бізнес.

Незручність ведення фінансів

Якщо використовувати декілька неінтегрованих між собою інструментів чи таблиць, є ризик втратити дані. Тоді підготовка звіту чи ретельний аналіз стають неможливими. 

Якщо в найпопулярнішому інструменті для фінобліку, Excel-таблицях, злітають формули або є банальна помилка, цифри вже не сходяться. Знайома багатьом ситуація: потрібно швидко отримати певні дані, а власник навіть не знає, де і що шукати. Закупку і витрати сировини рахують в одній гугл-таблиці, витрати на офіс та комунальні платежі живуть лише в підприємця в голові, а зарплати працівників записані у блокноті. Звести докупи всі витрати і прибутки в такому становищі й справді дуже важко. А вести регулярний фінансовий облік – завдання із зірочкою.

Неможливість обліку декількох проєктів одразу

Складно в одному місці зібрати всю аналітику декількох проєктів, яка б демонструвала їхню ефективність за поточний проміжок часу. Коли ми проводили аудит меблевого виробника, з’ясувалося, що 17 з 20 товарних позицій продавалися у збиток. Решта три були надприбутковими та покривали «мінус». Власники ніколи б про це не дізналися, якби зрештою не диференціювали проєкти та не порахували рентабельність кожного продукту. 

Саме тому облік коштів кожного проєкту має вестися окремо. Інакше є ризик змішування грошей. Це призводить до дір у бюджетах і нерозуміння, наскільки прибутковим є кожен продукт і куди зливаються гроші. Адже трапляється й так, що борги одного проєкту покриваються коштом іншого. У результаті обидва можуть стати збитковими або виходити в нуль. 

Відсутність зрозумілої аналітики, як наслідок – нерозуміння, що відбувається в бізнесі

Регулярного бухгалтерського звіту недостатньо. Адже він не дає підприємцю справжньої аналітики за категоріями витрат і доходів, зарплат, щодо конкретних клієнтів, яку неможливо розрахувати в табличках Excel. А працювати на чистій інтуїції – ризиковане рішення.

Нещодавній приклад з практики: виробнича компанія займається дистрибуцією свого продукту переважно через Amazon та Shopify, бухгалтер на ставці веде бухоблік, щоб вчасно і правильно подавати звіти й сплачувати податки. При цьому фінансового обліку, який би виявив справжню прибутковість, маржинальність продукту, не роблять.

Непомітно накопичувалися збитки, які згодом могли боляче вдарити по компанії. Бізнес працював у плюс, тому проблему довго не помічали. Лише з допомогою автоматизації фінобліку втрати стали помітними. Тоді керівництво залучило фахівця, який знайшов причину збитків бізнесу.

Фінансове планування – недосяжний рівень

Фінансове планування через усі описані труднощі фактично відсутнє. Без нього ж важко розвивати бізнес. Масштабуватися майже неможливо: незрозуміло, на чому заробляємо, де можна скоротити витрати, чи реклама та інші інвестиції себе окуповують.

Рух грошових коштів та ефективність від певних рішень вимірюються інтуїцією, а не фактами. І все лише через те, що не вдалося знайти спосіб вчасно і зрозуміло фіксувати аналітику.

На щастя, технології зробили крок достатньо далеко, тож сьогодні ми можемо говорити про ефективне рішення – автоматизацію та суттєве спрощення обліку грошей бізнесу.

Олександр Соловей

5 порад, як зробити фінансове планування свого бізнесу ефективним

Діловий світ давно змінився. Якщо ви не приймаєте електронні платежі, клієнти звернуться до ваших конкурентів. Якщо ви не диджиталізували облік грошей – не зможете зробити свій бізнес контрольованим і прогнозованим. Кожна вхідна та вихідна транзакція повинна фіксуватись.

Але немає потреби робити це вручну. На досвіді сервісу Finmap ми виокремили ключові кроки, щоб зробити ваші фінанси впорядкованими:

1. Зосередьте всі дані в одному місці

Організуйте єдине джерело для обліку всіх транзакцій. Не забувайте записувати борги вам та ваші. Ведіть облік усього, чим володіє бізнес. Не забувайте вносити всю важливу інформацію негайно та залучайте до цього працівників. Це важко лише на перший погляд.

Наведемо приклад із життя: керівник дитячої школи мистецтв дуже не любив рутинну роботу з обліку фінансів. Дані вносив двічі на тиждень – переносив з блокнота, аркушів, чеків. Часто записи губилися і витрати «кочували» в категорію «інше». На розбір усіх витрат доводилося витрачати декілька годин щотижня.

Коли обсяг категорії «інше» досяг 25%, аналіз витрат вже був неможливим: ставало незрозуміло, куди йде чверть усіх коштів. Зрештою керівник почав вносити дані щойно сталася транзакція і звик за два тижні. Займає це декілька хвилин щодня та без втрат даних.

2. Запровадьте чітку, зрозумілу та наочну систему

Система має бути інтуїтивною та зрозумілою для вас і працівників. Ми у Finmap дійшли до трьох основних операцій: дохід, витрата і переказ. Вносити дані має бути зручно і швидко.

У випадку нашого сервісу це можна зробити на ходу через Telegram-бот. Завдання №1: вчасно вносити правильні дані. Далі – знайдіть інструмент, що трансформує їх у зрозумілі графіки й аналітику. Підприємцю потрібно працювати з даними наочно, а не плутатися в незручних таблицях.

3. Компенсуйте відсутність вузькопрофільних знань ефективним програмним забезпеченням

Програмою, яку можна відразу використовувати: зі зручним інтерфейсом, інтуїтивним управлінням. Один з клієнтів Finmap мав доволі велике виробництво і користувався 1С. Йому довелося найняти штат айтішників, які роками допилювали програму під запити бізнесу.

Вибирайте простий інструмент, який не витягуватиме з вас зайві ресурси. Зробіть вибір на користь програми, з якою впорається будь-який працівник. Також перевірте, чи враховує вибраний інструмент нюанси вашого бізнесу: комусь важлива можливість надавати різні рівні доступу, а для когось принципова можливість вносити транзакції різними валютами. 

4. Користуйтеся фільтрами

Для того щоб передбачити майбутнє своєї компанії, дані недостатньо зібрати. Їх потрібно правильно проаналізувати. Ви можете розробити додаткові правила та мітки всередині компанії, щоб виокремити категорії.

Наприклад, ви можете позначати міткою «знижка» всі продажі, здійснені за акційними умовами. Так ви зможете проаналізувати успіх розпродажу.

Реальний приклад: понад 80% транзакцій компанії, що займається дизайном для квартир – це надходження за виконану роботу і нарахування доходу за контрактами. Решта – зарплата, оренда та інші витрати. Бухгалтеру доручили після надходження оплати присвоювати тег району міста і стилю ремонту. Співробітник робить кілька додаткових кліків, а бізнес у цей час збирає купу необхідної аналітики.

Завдяки їй можна визначити точки зростання і масштабувати бізнес, спираючись на тверді цифри. Аналіз бізнесу в розрізі проєктів, продуктів, співробітників дає об’єктивне розуміння ситуації в компанії. Щоб підприємці знали, скільки заробляють, які напрями є найприбутковішими, могли робити розрахунки і планувати наперед.

5. Ведіть платіжний календар

Фіксуйте майбутні надходження і планові платежі компанії. Це допоможе розрахувати, чи в потрібний день буде потрібна кількість коштів на рахунку. Раджу залишати завжди хоча б 20% оборотних коштів на рахунках, щоб не потрапляти в кризові ситуації. Так ви зможете заздалегідь передбачити касовий розрив, коректно розподілити кошти й навіть безпечно вивести частину грошей з бізнесу.

***

Фінансовий облік можна автоматизувати. Це допоможе підприємцям з базовими знаннями успішно контролювати власні кошти та бізнес. Точно знати, хто кому винен – ​​ви чи вам. Передбачати касовий розрив і вчасно ліквідувати його. Розуміти, які напрями варто розвивати, а від яких краще відмовитися.

Важливо пам’ятати, що бізнес – це не тільки креатив. Забуваючи про важливість фінансового обліку, власники позбавляють себе можливості ефективного розвитку бізнесу. Хоча вихід досить простий – сучасні інструменти, створені безпосередньо для вирішення цього завдання. Питання лише в тому, як багато шишок вам доведеться набити, щоб нарешті скористатися технологіями та полегшити собі життя.