logo
21 Jul 2020

Каждое утро — личная планерка: что я делаю, чтобы не скатиться в текучку

Роман Катеринчик BLOG

Основатель Artjoker, MyCredit, Oncredit

Думаю, каждый, кто интересовался методиками и инструментами для тайм-менеджмента, выработал свои собственные правила планирования, которые подходят под его личный ритм работы и жизни.

За 14 лет работы предпринимателем я создал собственную методику.

Мои четыре правила

  1. Работаю с таск-менеджером

Для меня это программа Things, которая помогает структурировать и контролировать все проекты, цели и задачи. Я пользуюсь ею уже 8 лет и уверен, что это фундамент моего тайм-менеджмента. С ее помощью я могу вкладывать все свои заметки и задачи в смартфон или компьютер.

Главная задача, которую решает Things, — ничего не держать в голове. И это один из ключевых принципов эффективного управления своим временем. Все важные для тебя идеи и мысли нужно моментально складывать в какое-то укромное место, к которому ты регулярно возвращаешься.

В основе программы Things лежит методика Дэвида Аллена, которая называется Getting Things Done. Он гуру тайм-менеджмента, который описал простые правила для повышения личной эффективности. Я прочитал эту работу лет 10 назад, с тех пор это моя настольная книга, к которой я регулярно возвращаюсь.

  1. Начинаю каждый день с маленькой личной планерки

Это 5–7 минут каждый день, когда я планирую в своем таск-менеджере и календаре задачи на день. Так я определяю важные встречи и задачи и убираю то, что не срочно и можно сделать в любой другой свободный день. 

  1. Заношу все мероприятия в Google Календарь

Все встречи, которые привязаны ко времени, у меня всегда находятся в календаре. Большинство коллег уже взяли за правило, что если мы согласовываем встречу и договариваемся на конкретное время, ее надо отправить приглашением в календарь. Это очень помогает структурировать день и не пропустить важные встречи.

Сначала было очень сложно всех научить создавать в календаре встречи. Это может показаться странным, но 80 % людей не планируют свой график через календарь. То есть у них нет своего расписания, они действуют просто исходя из повестки на день. Но зато после того как перед ними открывается инструмент «календарь», все, как правило, благодарны и очень рады, что жизнь стала более структурирована.

  1. Определяю фокус на день

В самом начале дня я определяю одно ключевое действие или задачу, которую я должен выполнить за день. Эта задача, как правило, сложная и требует много времени, чтобы подумать, проанализировать, предполагает определенный уровень концентрации. Но это именно та задача, которая позволит мне продвинуться к моим целям. В конце дня я фиксирую, удалось ли мне ее выполнить. Очень важно иметь такую задачу, которая предполагает твой фокус и вовлечение. Потому что есть большая вероятность скатиться в текучку.

 

7 приложений, которые помогают планировать время

  1. Things — программа, которую я установил на всех гаджетах. Она синхронизируется через облако, важные и ответственные проекты всегда в кармане.
  2. Google Календарь – единая среда планирования с привязкой ко времени. В Google Календаре я собираю все встречи, их описания, повестку и участников. Так я всегда знаю свои планы на следующие несколько недель. 
  3. Gmail – почту я проверяю не чаще чем два раза в день. Как правило, это происходит утром, когда я просматриваю важные отчеты, которые приходят ночью, и отвечаю на письма, которые скопились со вчерашнего дня. Второй раз я проверяю почту где-то в 17:00, но всегда стараюсь не заходить чаще. Во времена мессенджеров почта служит инструментом для каких-то фундаментальных переписок или отправки друг другу документов и отчетов. Все оперативные вопросы сегодня уже обсуждаются в мессенджерах.
  4. Telegram – этот мессенджер превратился в основной инструмент коммуникации на работе. 90 % коммуникации за день, даже 99 %, сейчас происходит в виде сообщений и обсуждений в чатах или группах. Группы я не очень люблю, считаю их пожирателем времени, но на Telegram приходится большой объем деловой переписки за день. Также в Telegram есть уникальная функция – отложенные сообщения. Эта функция помогает держать в фокусе какие-то обещания, полученные в течение дня от коллег или друзей. Нет ничего проще, чем получить ответ «Будет готово завтра» и сразу же поставить отложенное сообщение на завтра с вопросом «Как успехи? Как дела?» и так далее.
  5. Rocket.chat — это наш корпоративный мессенджер, который мы используем для обсуждения проектов внутри компании. Аналог Slack, только бесплатный.  
  6. Mind Map — советую обязательно освоить приложения по этой методике, хотя бы как базовый инструмент формирования и описания мыслей. Это помогает и на встречах, и во время обсуждения задач с коллегами, и во время написания текстов статей, документов и так далее. 
  7. Google Документы — для айтишников сегодня это норма, но я все еще встречаю довольно много людей, которые пользуются традиционными Word и Excel. Это очень большая проблема, поскольку Google Документы ввели новый стандарт — комментирование и обсуждение онлайн. Так очень просто организовать совместную работу над документами. А это существенно упрощает и коммуникацию и работу с ними. Поэтому я считаю, что Google Документы – очень важный инструмент для повышения эффективности, не только личной, но и командной.

Что я не советую

Использовать больше одного мессенджера. Раньше я использовал Viber, WhatsApp, Skype, Telegram, текстовые сообщения и прочий зоопарк. Очень важно сократить использование этих всех инструментов до одного. Сегодня Telegram полностью закрывает все потребности.

Что касается Skype и Viber — их вообще лучше не использовать. Это архаичные инструменты, которые вызывают раздражение. 

Как настроить приложения под себя

Установить все эти приложения достаточно просто, а вот настроить их под себя уже становится для большинства сложной задачей. Начнем с календаря. Есть три правила, которые я использую при работе:

  1. Все календари импортируются в один. То есть я смотрю всегда в один календарь, но при этом в него приходят приглашения с разных почт. 
  1. Во всех приглашениях на встречу у меня всегда есть ссылка на онлайн-митинг. Это может быть Hangouts или Zoom, ведь сегодня много встреч можно проводить в онлайне. В самом приглашении уже есть ссылка, не надо перед встречей дополнительно согласовывать, где вы будете общаться.
  2. У каждого ивента должна быть повестка. То есть нужно иметь определенное количество четких вопросов, которые хочешь обсудить. Это важно, чтобы держать фокус: часто во время встречи вы уходите от темы и начинаете обсуждать вопросы, которые не касаются ее повестки.

 

Что касается приложения Things, то, как я писал выше, он построен на основе методики Дэвида Аллена — Getting Things Done (GTD). Если следовать GTD, то правил очень много, но я больше сторонник адаптации любой системы под собственные нужды.

Таким образом, у меня есть четыре базовых сущности в Things:

  1. Проекты. Я отдельно создаю проекты, где складываю все задачи, которые касаются конкретно этого проекта. В моем случае это бизнесы, в которых я задействован, семейные дела и проекты, связанные с развитием: почитать книгу, посмотреть фильм, ссылки на YouTube-блоги и прочее. Это позволяет мне любую задачу, идею и мысль сразу отнести к определенному проекту.
  2. Задачи или дела. Это все, что я записываю в программу. Things позволяет добавлять описания встреч, прикреплять ссылки и наполнять их деталями. 
  3. Теги — очень удобный инструмент, чтобы организовать свой рабочий график. Например, можно присвоить задачам теги с именами людей, которых касается эта задача. Когда в следующий раз буду встречаться с сотрудником, смогу набрать этот тег и отсортировать все задачи, проекты и идеи, которые его касаются. 
  4. Шорткаты. Сочетание клавиш на клавиатуре в ноутбуке, которые позволяют быстро создать задачу и поместить её в Things. Например, когда я натыкаюсь на какую-то интересную статью, сразу отправляю ее в Things.

И мое главное правило — ничего не носить в голове. Любая мысль, которая приходит мне в голову и достойна анализа или обработки, сразу же помещается в Things. Это золотое правило тайм-менеджмента и эффективности.

Но не приложениями едиными

Всегда можно использовать листочек бумаги и таймер. Когда у меня есть время на работу с задачами я, как правило, выписываю 5–7 пунктов, которые можно сделать за 30 минут, и ставлю себе будильник. Это время, которое я блокирую, чтобы сфокусированно заниматься задачами и не отвлекаться на другие моменты — созвоны, чаты и прочее. Когда проходит время и звонит будильник, я понимаю, что теперь можно отвлечься на все остальное.

Это тот случай, когда систему надо адаптировать под свою специфику. Например, таймер и 30 минут — это одна из фишек системы Помодоро, которая предлагает фокусироваться на коротких спринтах по 25–30 минут.

Но в основе самодисциплины, по моему мнению и опыту, лежат индивидуальные ежедневные привычки и ритуалы.

Такие как режим сна, например — ложиться и просыпаться в одно и то же время. 

Мое расписание:

  • Просыпаюсь в 7:00.
  • Иду на пробежку (45 минут). 
  • 8:00 — завтрак, планирую день.
  • С 9:00 до 11:00 я, как правило, работаю по задачам на день.
  • Встречи планирую на послеобеденное время, утро считаю самым эффективным временем для себя с точки зрения производительности и мозговой активности.
  • Дома стараюсь быть не позже 21:00, чтобы успеть прочитать сказку дочке.

Другой ритуал — это проверка задач на день и формирование главной цели. 

Еще важно ставить в календарь то, что не касается работы. То есть занятия спортом, время, которое проводишь с семьей, семейный ужин и так далее. Так не будет накладок.

Это и есть основа самодисциплины.

Больше постов — в моем телеграм-канале.

 

Этот материал – не редакционный, это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.

Вакансии

Разместить вакансиюЕще 13 вакансий

Вдохновляющие компании

iLogos Game Studios

Наши игры уже скачала седьмая часть жителей планеты. Чтобы увеличить эту цифру, мы ищем новых специалистов

3 вакансии
Playrix

За 16 лет компания в 300 раз выросла по количеству сотрудников.
Больше тысячи из них работают в Украине.
Отправить резюме

Вакансии компаний

РАЗМЕСТИТЬ ВАКАНСИЮ
ЗА 1600 ГРН

Юрист

LEV Development, Киев
від 23 000 грн

Інтернет-маркетолог

Наукові публікації, Киев
25 000 грн

Middle E-mail маркетолог в Promodo

Promodo, Харьков
Вилка ЗП от 800$

Web Analyst

Parimatch Tech Ukraine, Киев

ЕЩЕ 10 ВАКАНСИЙ

Спецпроект

Вдохновляющие компании-работодатели

Alfa
«БИОСФЕРА»

Ваша жалоба отправлена модератору

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: